Privatassistenz (m/w/d) – Fokus Korrespondenz & Archiv

Über das Unternehmen

Die Bertelsmann SE & Co. KGaA ist ein internationales Medien-, Dienstleistungs- und Bildungsunternehmen, das in rund 50 Ländern der Welt aktiv ist. Zum Unternehmen gehören die Fernsehgruppe RTL Group, die Buchverlagsgruppe Penguin Random House, der Zeitschriftenverlag Gruner + Jahr, das Musikunternehmen BMG, der Dienstleister Arvato, die Bertelsmann Printing Group, die Bertelsmann Education Group und das internationale Fondsnetzwerk Bertelsmann Investments. Mit seinen mehr als 130.000 Mitarbeitern weltweit schafft Bertelsmann seit über 180 Jahren Werte und ist tief in der deutschen und internationalen Wirtschaftslandschaft verwurzelt. Wir pflegen eine Kultur der Wertschätzung und bieten ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Sie sich persönlich und beruflich entfalten können.

Stellenbeschreibung

Für unsere Führungsebene suchen wir eine engagierte und diskrete Privatassistenz (m/w/d) mit Schwerpunkt auf Korrespondenz und Archivmanagement. In dieser Rolle unterstützen Sie eine hochrangige Persönlichkeit bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben. Ihre Expertise im Umgang mit vertraulichen Informationen, Ihre exzellenten Kommunikationsfähigkeiten und Ihr Talent für eine strukturierte Aktenführung sind entscheidend für den Erfolg in dieser Position. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für die Bearbeitung eingehender und ausgehender Korrespondenz, sowohl digital als auch postalisch, und stellen die reibungslose Organisation und Pflege des Archivs sicher.

Hauptverantwortlichkeiten

• Umfassende Bearbeitung und Verwaltung der gesamten privaten Korrespondenz, inklusive E-Mails und Briefe.
• Erstellung, Formatierung und Lektorat von Dokumenten, Präsentationen und Schriftstücken in deutscher und englischer Sprache.
• Aufbau und Pflege eines effizienten digitalen und physischen Archivsystems für wichtige Dokumente und Unterlagen.
• Organisation und Koordination von Terminen, Reisen und privaten Anlässen.
• Vorbereitung von Besprechungen und Erstellung von Protokollen.
• Kommunikation mit internen und externen Partnern, Dienstleistern und Privatpersonen.
• Vertrauliche Bearbeitung sensibler Daten und Informationen.
• Eigenständige Erledigung administrativer Aufgaben und Übernahme von Sonderprojekten.

Erforderliche Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Büromanagement/Assistenz.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition, idealerweise im Privat- oder Vorstandsbereich.
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Muttersprachler-Niveau).
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit.
• Strukturierte, proaktive und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung im Aufbau und der Digitalisierung von Archiven.
• Kenntnisse in weiteren Fremdsprachen.
• Erfahrung im Umgang mit Content-Management-Systemen oder Dokumentenmanagementsystemen.
• Ein ausgeprägtes Gespür für Stil und Etikette.
• Belastbarkeit und Flexibilität auch in anspruchsvollen Situationen.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Ein anspruchsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem dynamischen Umfeld.
• Die Möglichkeit, eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung einer führenden Persönlichkeit einzunehmen.
• Ein attraktives Vergütungspaket und umfassende Sozialleistungen.
• Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege.
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Zugang zu unserem Weiterbildungsangebot.
• Ein modernes Arbeitsumfeld in zentraler Lage von Recklinghausen.

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