Empfangssekretär / Receptionist – Relocation Support

Über das Unternehmen

Microsoft ist ein weltweit führendes Technologieunternehmen, das sich der Innovation verschrieben hat und Menschen und Organisationen weltweit befähigt, mehr zu erreichen. Mit einer starken Präsenz in Bellevue, WA, bieten wir ein dynamisches und integratives Arbeitsumfeld, das Wachstum und Zusammenarbeit fördert. Werden Sie Teil eines Teams, das die Zukunft gestaltet.

Stellenbeschreibung

Als Empfangssekretär / Receptionist mit Fokus auf Relocation Support sind Sie das erste freundliche Gesicht für unsere Besucher und ein wichtiger Ansprechpartner für neue Mitarbeiter, die nach Bellevue umziehen. Sie managen nicht nur den Empfangsbereich, sondern unterstützen auch aktiv unser HR-Team bei der Koordination und Begleitung von Relocation-Prozessen. Diese Rolle erfordert ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstalent und ein hohes Maß an Empathie, um Neuankömmlingen einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen. Bringen Sie Ihre Gastfreundschaft und Ihr Organisationstalent in ein weltweit agierendes Unternehmen ein.

Hauptverantwortlichkeiten

• Professioneller Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und Mitarbeitern am Hauptempfang.
• Effiziente Verwaltung des Telefonverkehrs, Weiterleitung von Anrufen und Bearbeitung allgemeiner Anfragen.
• Koordination und Buchung von Konferenzräumen sowie Sicherstellung deren Ausstattung und Funktionalität.
• Erster Ansprechpartner für umziehende Mitarbeiter, Beantwortung von Fragen und Bereitstellung relevanter Informationen bezüglich des Umzugs.
• Aktive Unterstützung bei der Organisation von temporären und langfristigen Unterkünften, Transportmöglichkeiten und lokalen Orientierungshilfen für Neuankömmlinge.
• Verwaltung und kontinuierliche Aktualisierung von Relocation-Ressourcen, Handbüchern und wichtigen Dokumenten.
• Ausführung allgemeiner administrativer Aufgaben zur Unterstützung des Büromanagements und des HR-Teams, inklusive Postbearbeitung und Materialbestellung.

Erforderliche Fähigkeiten

• Nachweisliche Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (z.B. als Rezeptionist/in, Bürokaufmann/-frau), idealerweise mit Bezug zu internationaler Kundenbetreuung oder Relocation-Dienstleistungen.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich, auf einem verhandlungssicheren Niveau.
• Starkes Organisationstalent, Multitasking-Fähigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen und unter Druck zu arbeiten.
• Sicherer und routinierter Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und digitalen Kommunikationsmitteln.
• Eine empathische, serviceorientierte und proaktive Persönlichkeit mit einem freundlichen Auftreten.

Bevorzugte Qualifikationen

• Zusätzliche Sprachkenntnisse (z.B. Spanisch, Französisch, Mandarin oder eine andere relevante Sprache) sind von Vorteil.
• Erfahrung mit HR-Software, Reisebuchungssystemen oder speziellen Relocation-Plattformen.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium im Bereich Hotelmanagement, Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Umfassende Gesundheits- und Sozialleistungen, inklusive Zahn- und Sehkraftversicherung.
• Großzügige Urlaubsregelung und bezahlte Freistellung für persönliche Anliegen.
• Vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, interne Schulungen und Zugang zu Lernressourcen.
• Ein dynamisches, internationales und hochmodernes Arbeitsumfeld mit spannenden Herausforderungen.
• Unterstützung bei der eigenen Relocation, falls Sie selbst für diese Position umziehen müssen.
• Attraktive Vergütung, Bonussystem und Mitarbeiteraktienprogramme.

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