Management Assistant – Fokus Compliance & Protokoll

Über das Unternehmen

Bertelsmann ist ein Medien-, Dienstleistungs- und Bildungsunternehmen, das in rund 50 Ländern der Welt aktiv ist. Zum Unternehmen gehören RTL Group, Penguin Random House, BMG, Arvato, Bertelsmann Marketing Services, Bertelsmann Education Group und Bertelsmann Investments. Mit über 130.000 Mitarbeitern und einem breiten Spektrum an Geschäftsfeldern bietet Bertelsmann ein dynamisches Umfeld für talentierte Fachkräfte. Wir legen Wert auf Vielfalt, Innovation und nachhaltiges Wachstum.

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen engagierten Management Assistant mit einem starken Fokus auf Compliance und Protokoll, der unser Team in Minden unterstützt. In dieser Schlüsselposition sind Sie verantwortlich für die Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sowie die präzise Protokollierung wichtiger Besprechungen und Vorgänge. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung und verschiedenen Abteilungen zusammen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und Compliance-Standards auf höchstem Niveau zu halten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Koordination und Vorbereitung von Besprechungen, einschließlich der Erstellung von Tagesordnungen und Präsentationen.
• Professionelle Protokollführung bei internen und externen Meetings.
• Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Richtlinien und -Verfahren.
• Bearbeitung und Archivierung sensibler Dokumente unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
• Pflege von Datenbanken und Systemen zur Compliance-Dokumentation.
• Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern zu Compliance-relevanten Themen.
• Organisation von Geschäftsreisen und Spesenabrechnungen.
• Selbstständige Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.

Erforderliche Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Wirtschaft/Recht/Büromanagement.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit Bezug zu Compliance oder Recht.
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Muttersprachenniveau).
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Strukturiertes und eigenverantwortliches Arbeiten.
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Integrität.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.

Bevorzugte Qualifikationen

• Zusatzqualifikation im Bereich Compliance Management oder Datenschutz.
• Erfahrung in einem international agierenden Unternehmen.
• Kenntnisse relevanter Rechtsvorschriften (z.B. DSGVO, GmbHG).
• Projektmanagement-Kenntnisse.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld.
• Attraktive Vergütung und umfangreiche Sozialleistungen.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Fortbildung.
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeitmodell).
• Mitarbeitervergünstigungen innerhalb der Bertelsmann-Gruppe.
• Moderne Büroräume und gute Verkehrsanbindung.
• Kollegiales Team und offene Unternehmenskultur.

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