Virtueller Assistent für Aquarium-Bauer – Maßanfertigungs-Orga

Über das Unternehmen

Aqua Terra Design ist ein renommiertes Unternehmen mit Sitz in Wien, das sich auf die Planung, den Bau und die Wartung maßgeschneiderter Aquarien und Aquascapes spezialisiert hat. Wir schaffen einzigartige Unterwasserwelten für private und gewerbliche Kunden, wobei höchste Qualität, Ästhetik und biologisches Gleichgewicht im Vordergrund stehen. Unser Team aus erfahrenen Designern und Technikern realisiert individuelle Visionen und bietet einen umfassenden Service, der von der ersten Beratung bis zur laufenden Pflege reicht. Wir sind stolz auf unsere innovativen Lösungen und unsere Leidenschaft für Aquaristik.

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Virtuellen Assistenten zur Unterstützung unseres Teams von Aquarium-Bauern bei der Organisation und Koordination unserer maßgeschneiderten Projekte. In dieser Position sind Sie eine zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Lieferanten und unserem internen Team. Sie übernehmen administrative Aufgaben, koordinieren Termine, verwalten Projektdokumente und stellen sicher, dass alle Abläufe reibungslos und effizient verlaufen. Diese Rolle erfordert ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstalent und ein hohes Maß an Eigeninitiative. Da es sich um eine 100% Remote-Position handelt, ist die Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit und zur effektiven Kommunikation über digitale Kanäle unerlässlich.

Hauptverantwortlichkeiten

• Koordination von Terminen und Besprechungen mit Kunden und Lieferanten.
• Verwaltung und Aktualisierung von Projektdokumenten, Plänen und Korrespondenz.
• Erstellung und Pflege von Kundendatenbanken und Projektübersichten.
• Kommunikation mit Lieferanten bezüglich Bestellungen, Lieferzeiten und Rechnungen.
• Unterstützung bei der Angebotserstellung und Nachverfolgung.
• Bearbeitung eingehender E-Mails und Telefonate.
• Organisation von Reiseplänen und Unterkünften für Vor-Ort-Installationen (falls erforderlich).
• Allgemeine administrative Unterstützung des Teams.

Erforderliche Fähigkeiten

• Nachweisliche Erfahrung als Virtueller Assistent oder in einer ähnlichen administrativen Rolle.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit gängigen Bürosoftwarepaketen (MS Office, Google Workspace).
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und Kundenorientierung.
• Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten.
• Hohe Detailgenauigkeit und Zuverlässigkeit.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in der Projektkoordination oder im Handwerksbereich.
• Kenntnisse in Projektmanagement-Tools (z.B. Asana, Trello).
• Grundkenntnisse oder Interesse an Aquaristik und Design.
• Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Vorteile & Zusatzleistungen

• 100% Remote-Position mit flexiblen Arbeitszeiten.
• Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kreativen Umfeld.
• Möglichkeit, aktiv zum Wachstum eines Spezialunternehmens beizutragen.
• Umfassende Einarbeitung und Unterstützung.
• Attraktives Gehalt und langfristige Perspektiven.
• Ein dynamisches und unterstützendes Team.

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