Personal Helper für Führungskräfte (m/w/d) – Alltagsmanagement

Über das Unternehmen

Die Julius Bär Gruppe AG ist eine führende Schweizer Privatbankengruppe, die sich auf die Betreuung wohlhabender Privatkunden spezialisiert hat. Mit einer reichen Geschichte und einem starken Engagement für Exzellenz bieten wir unseren Klienten massgeschneiderte Finanzlösungen und erstklassigen Service. Diskretion, Vertrauen und Professionalität sind die Grundpfeiler unserer Unternehmenskultur und prägen unser tägliches Handeln.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine äusserst diskrete und organisierte Persönlichkeit als Personal Helper für eine unserer Führungskräfte in Spiez. In dieser wichtigen Rolle sind Sie für das umfassende Alltagsmanagement und die administrative Unterstützung zuständig, damit sich unsere Führungskraft voll und ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann. Sie agieren als zentrale Ansprechperson für alle nicht-geschäftlichen Belange und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf im persönlichen und privaten Umfeld. Ihre Aufgaben umfassen eine breite Palette von Tätigkeiten, die ein hohes Mass an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und absoluter Diskretion erfordern. Wenn Sie eine proaktive Persönlichkeit sind, die gerne im Hintergrund agiert und den Alltag einer Führungskraft effizient und reibungslos gestaltet, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Hauptverantwortlichkeiten

• Umfassendes Alltagsmanagement und Organisation des persönlichen Terminkalenders der Führungskraft.
• Reiseplanung und -buchung (national und international), einschliesslich Visabeschaffung und Logistik.
• Koordination und Vorbereitung von persönlichen Meetings, Veranstaltungen und gesellschaftlichen Anlässen.
• Effizientes Management der Korrespondenz und Kommunikation (E-Mails, Telefonate) im privaten Kontext.
• Organisation und Überwachung von Haushaltshilfen, Handwerkern und anderen Dienstleistern.
• Erledigung von Besorgungen und Einkäufen sowie Abwicklung persönlicher administrativer Aufgaben.
• Unterstützung bei privaten Projekten und Anliegen, stets unter Wahrung höchster Diskretion und Vertraulichkeit.
• Budgetverwaltung und Kostenkontrolle für persönliche Ausgaben.

Erforderliche Fähigkeiten

• Nachweisliche Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (z.B. als Persönliche/r Assistent/in, Executive Assistant) für mindestens 3 Jahre.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein aussergewöhnliches Auge für Details.
• Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Loyalität sind absolut unerlässlich.
• Proaktive Arbeitsweise und die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen und selbstständig zu handeln.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (fliessend in Wort und Schrift) und sehr gute Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und modernen Kommunikationstools.
• Führerschein der Kategorie B und Reisebereitschaft für gelegentliche Fahrten oder Begleitungen.

Bevorzugte Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Hotellerie, Eventmanagement, Assistenz und Sekretariat oder ähnlichem.
• Kenntnisse weiterer Sprachen (z.B. Französisch, Italienisch) sind von Vorteil.
• Erfahrung im Umgang mit anspruchsvollen Persönlichkeiten und in einem internationalen Umfeld.
• Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeiten und die Bereitschaft zu gelegentlichen Überstunden, um den Anforderungen der Position gerecht zu werden.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Ein spannendes und vielseitiges Arbeitsumfeld in einem renommierten Finanzdienstleistungsunternehmen.
• Attraktives Gehaltspaket und umfassende Sozialleistungen.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Weiterbildung.
• Ein modernes Büro in Spiez mit guter Anbindung und angenehmer Arbeitsatmosphäre.
• Ein respektvolles und unterstützendes Arbeitsklima, in dem Ihr Beitrag geschätzt wird.

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