Executive Secretary – Fokus Internationales Netzwerk

Über das Unternehmen

Die Allianz SE ist ein weltweit führender Finanzdienstleister mit einer über 130-jährigen Geschichte. Wir bieten unseren Kunden eine umfassende Palette an Versicherungs- und Vermögensverwaltungslösungen. Als Teil unseres internationalen Netzwerks arbeiten Sie in einem dynamischen Umfeld, das Wert auf Exzellenz, Innovation und Zusammenarbeit legt. Wir fördern eine inklusive Kultur, in der jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, sich weiterzuentwickeln und zum Erfolg beizutragen. Treten Sie einem Team bei, das globale Reichweite mit lokaler Expertise verbindet.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und proaktive Executive Secretary (m/w/d), die unser internationales Netzwerk in Aschaffenburg unterstützt. In dieser Schlüsselrolle sind Sie für die effiziente Organisation und den reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse verantwortlich und unterstützen die Führungsebene in allen Belangen. Sie agieren als zentrale Schnittstelle und stellen sicher, dass alle Aktivitäten des Netzwerks optimal koordiniert werden.

Hauptverantwortlichkeiten

• Umfassende administrative Unterstützung der Führungskräfte, einschließlich Kalenderverwaltung, Reiseplanung und Spesenabrechnung.
• Organisation und Koordination von internen und externen Meetings, Workshops und Konferenzen, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und Protokollführung.
• Professionelle Kommunikation mit nationalen und internationalen Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern auf Deutsch und Englisch.
• Erstellung und Formatierung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz.
• Verwaltung und Pflege von Dokumenten, Datenbanken und Ablagesystemen.
• Proaktive Unterstützung bei Sonderprojekten und ad-hoc Aufgaben.
• Sicherstellung der Vertraulichkeit sensibler Informationen.

Erforderliche Fähigkeiten

• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau oder höher).
• Nachweisliche Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Executive Secretary oder Assistent der Geschäftsleitung.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Stark ausgeprägte Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Prioritäten zu setzen.

Bevorzugte Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder ein relevanter Hochschulabschluss.
• Erfahrung im internationalen Umfeld oder mit globalen Teams.
• Kenntnisse weiterer Sprachen sind von Vorteil.
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Attraktives Vergütungspaket und umfassende Sozialleistungen.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Schulungen.
• Ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld.
• Flexible Arbeitszeiten und Work-Life-Balance-Angebote.
• Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement.
• Mitarbeiterrabatte und weitere Vergünstigungen.
• Ein modernes Büro im Herzen von Aschaffenburg.

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