Empfangsmitarbeiter – Fokus Digitale Besucherführung

Über das Unternehmen

Carl Zeiss AG ist ein international führendes Technologieunternehmen der Optik und Optoelektronik. Seit über 175 Jahren prägen wir den Fortschritt mit bahnbrechenden Innovationen in Bereichen wie Halbleiterfertigungstechnik, Medizintechnik, Mikroskopie, Augenoptik und industrieller Messtechnik. Mit unseren Lösungen ermöglichen wir Fortschritte in Wissenschaft, Medizin und Industrie und bereichern das tägliche Leben unzähliger Menschen weltweit. Werden Sie Teil unseres Teams in Jena und gestalten Sie die Zukunft mit uns.

Stellenbeschreibung

Als Empfangsmitarbeiter mit Fokus auf digitale Besucherführung sind Sie das freundliche und professionelle Aushängeschild unseres Unternehmens. Sie gewährleisten einen reibungslosen Ablauf am Empfang und sind maßgeblich für die Implementierung und Pflege unserer digitalen Systeme zur Besucherregistrierung und -verwaltung verantwortlich. Ihre Aufgabe ist es, unseren Gästen, Kunden und Mitarbeitern ein exzellentes Ankunftserlebnis zu bieten und dabei effiziente digitale Prozesse zu nutzen und zu optimieren.

Hauptverantwortlichkeiten

• Professioneller Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern.
• Verwaltung und Optimierung des digitalen Besuchermanagementsystems (Registrierung, Check-in/Check-out, Zutrittskontrolle).
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten und E-Mails.
• Koordination und Verwaltung von Konferenzräumen und deren technischer Ausstattung.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Kuriersendungen.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Bereich Facility Management und Office Management.
• Sicherstellung der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften am Empfang.
• Aktive Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Verbesserung der Empfangsprozesse, insbesondere im digitalen Bereich.

Erforderliche Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sichere Anwendung digitaler Tools und Systeme (z.B. MS Office, CRM-Systeme).
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau).
• Gute Englischkenntnisse (B2-Niveau) sind von Vorteil.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung.
• Organisationsgeschick und Fähigkeit zur Priorisierung in einem dynamischen Umfeld.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein gepflegtes Erscheinungsbild.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erste Berufserfahrung in einer ähnlichen Position am Empfang oder im Office Management.
• Erfahrung mit digitalen Besuchermanagementsystemen.
• Kenntnisse im Bereich Eventmanagement oder Konferenzraumbuchungssystemen.
• Starke Affinität zu digitalen Technologien und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Systeme.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Attraktives Vergütungspaket und umfangreiche Sozialleistungen.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung.
• Ein modernes Arbeitsumfeld in einem zukunftsorientierten Technologieunternehmen.
• Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement.
• Zuschuss zum Jobticket oder zur Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.
• Kantine mit vielfältigem Speisenangebot.
• Umfassende Einarbeitung und kontinuierliche Schulung.

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