Über das Unternehmen
Die Pädagogische Hochschule Steiermark ist eine renommierte Bildungseinrichtung in Graz, die sich der Ausbildung von Lehrkräften und der Weiterentwicklung pädagogischer Forschung verschrieben hat. Wir bieten ein inspirierendes Arbeitsumfeld und engagieren uns für Exzellenz in Bildung und Forschung. Als zentrale Anlaufstelle für Studierende, Lehrende und die Öffentlichkeit tragen wir maßgeblich zur Zukunftsgestaltung im Bildungsbereich bei. Unser Team legt Wert auf Kollegialität, Professionalität und eine offene Kommunikationskultur.
Stellenbeschreibung
Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Schulsekretärin / Schulverwaltungskraft (m/w/d) zur Verstärkung unseres Teams. In dieser Position sind Sie die erste Anlaufstelle für Studierende, Lehrende und externe Partner und tragen maßgeblich zur reibungslosen Organisation des Hochschulalltags bei. Es erwarten Sie feste Arbeitszeiten in einem modernen und kollegialen Umfeld, in dem Ihre administrativen Fähigkeiten und Ihr Organisationstalent sehr geschätzt werden. Die Stelle bietet eine vielseitige Tätigkeit mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.
Hauptverantwortlichkeiten
- Verwaltung des Sekretariats und Empfang von Besuchern sowie Telefonzentrale
- Bearbeitung der täglichen Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs
- Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Konferenzen
- Pflege von Datenbanken, Stammdaten und Aktenführung (digital und analog)
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Prüfungen und Semesterabläufen
- Erstellung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und Statistiken
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Verbrauchsgütern
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, Hochschulangehörigen und externen Partnern
- Unterstützung des Rektorats und der Abteilungsleitungen bei administrativen Aufgaben
Erforderliche Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK, HLW, Bürokaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen administrativen Position, idealerweise im Bildungsbereich
- Ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (fehlerfreie Korrespondenz)
- Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und hohe Genauigkeit
- Diskretion, Zuverlässigkeit und ausgeprägte Teamfähigkeit
- Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
Bevorzugte Qualifikationen
- Erfahrung im Hochschul- oder Bildungsverwaltungsumfeld
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Kenntnisse relevanter Verwaltungssoftware (z.B. SAP, spezifische Hochschulsoftware)
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Phasen erhöhten Arbeitsaufkommens präzise zu arbeiten
- Eigeninitiative und proaktive Problemlösungskompetenz
Vorteile & Zusatzleistungen
- Feste Arbeitszeiten und planbare Freizeitgestaltung
- Kollegiales, unterstützendes und wertschätzendes Arbeitsumfeld
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Teilnahme an internen/externen Schulungen
- Moderne Büroausstattung und ergonomischer Arbeitsplatz
- Gute öffentliche Verkehrsanbindung und bei Bedarf Mitarbeiterparkplätze
- Betriebliche Gesundheitsförderung und Work-Life-Balance-Angebote
- Attraktive Sozialleistungen und Betriebspension
- Vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
So bewerben Sie sich
Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind, klicken Sie bitte auf den untenstehenden Button „Jetzt bewerben“. Um sicherzustellen, dass Ihre Bewerbung berücksichtigt wird, fügen Sie bitte Folgendes bei:
- Einen aktuellen Lebenslauf
- Ein kurzes Anschreiben, das Ihre Erfahrung und Motivation zusammenfasst
Bewerbungen werden laufend geprüft. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.
⚠️ Wichtiger Hinweis
Willkommen bei Westford Trust. Wir veröffentlichen Stellenangebote, die aus öffentlichen Quellen und Jobportalen zusammengetragen werden. Wir erheben keine Gebühren für den Zugriff auf oder die Nutzung unserer Webseite; alle Informationen werden kostenlos zur Verfügung gestellt.
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